Cuộc họp là hoạt động không thể thiếu trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay đơn giản là một nhóm. Bất kỳ cuộc họp nào cũng có hoạt động tổng kết và lên kế hoạch mới do đó sự căng thẳng thường xuyên xuất hiện.
Làm thế nào để một cuộc họp có khả năng thu hút, dễ ghi nhớ và phát huy hiệu quả cao nhất? Cùng khám phá xem Sao Kim Branding với tư duy sáng tạo đã xây dựng mô hình cuộc họp như thế nào nhé!
Cuộc họp hiện đại
Với vị trí là một đơn vị xây dựng và truyền thông thương hiệu chuyên nghiệp, Sao Kim đã ứng dụng công nghệ trong thời đại kỹ thuật số khiến các cuộc họp định kỳ trở nên dễ dàng hơn dù bạn đang ở bất cứ đâu.
Một cuộc họp ứng dụng công nghệ 4.0 để trao đổi và cụ thể hóa thông tin
Sao Kim xây dựng mô hình cuộc họp trực tuyến có thể kết nối với tất cả các thành viên ở khắp cả nước. Điều này có nghĩa là cuộc họp định kỳ đầu tháng sẽ tạo cơ hội để chi nhánh miền nam có thể trao đổi mọi vấn đề với chi nhánh miền bắc. Nói một cách khác thì cuộc họp trực tiếp giúp tất cả có thể trao đổi, chia sẻ ngay cả khi vị trí địa lý không thuận lợi.
Ưu điểm của mô hình họp của Sao Kim đó là có thể kết nối từ khắp mọi nơi, khả năng truyền hình trực tiếp với sự đa dạng âm thanh và hình ảnh. Ngoài ra buổi họp này cũng thuận tiện để mọi thành viên có hiểu hơn về cách thức làm việc và tính cách của nhau.
Cuộc họp truyền cảm hứng
Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng và căng thẳng. Theo một nghiên cứu thực tế cho thấy có đến hơn 67% các cuộc họp diễn ra không hiệu quả như mong muốn. Các thành viên mệt mỏi, chán nản, thậm chí là buồn ngủ ngay trong chính buổi họp.
Các cô gái Account Executive chủ động chia sẻ và trao đổi với sự tự tin và thoải mái
Mô hình mới của Sao Kim đã thổi luồng gió mới, truyền cảm hứng để các thành viên tự vận động, thích lắng nghe, tự chia sẻ. Kịch bản của cuộc họp không hề khô khan ở việc tổng kết hay báo cáo thay vào đó luôn có phần nhiệt để truyền lửa, kích thích năng lượng cho tháng mới.
Sau phần giới thiệu của các cá nhân, tập thể (chọn lựa tiêu biểu để khơi dậy sự tỉnh táo, chủ động) là phần tổng kết của các chương trình Ong vàng. Hoạt động Ong vàng Sáng tạo, Ong vàng Tận tâm đã mở ra cửa sổ cảm xúc cho các chiến binh ong vàng Sao Kim.
Một lá phiếu Ong vàng Tận tâm như khích lệ tinh thần cho các thành viên
Đang sẵn tinh thần hứng khởi, cuộc họp chuyển sang phần tổng kết và báo cáo kế hoạch. Tuy nhiên đó không phải là những con số gây áp lực mà hoàn toàn thu hút. Đúng với đặc điểm trẻ trung, sáng tạo của agency, Sao Kim như vẽ nên câu chuyện của tháng, các hoạt động diễn ra như thế nào, các con số thể hiện ra sao.
Anh Nguyễn Thanh Tuấn – Executive Director tổng kết công việc của tháng
Cách làm này giúp giảm không khí căng thẳng, tập trung sự chú ý, thu hút các thành viên và kích thích trí não để các bộ phận tự nhìn nhận vấn đề, tự đánh giá và nỗ lực hơn. Chốt lại phần tổng kết, chủ trì cuộc họp sẽ nhấn mạnh lại một lần nữa để nhắc nhở nhiệm vụ của từng thành viên (chủ trì cuộc họp thường xuyên thay đổi nhưng sẽ không phải là Tổng Giám đốc).
Cuộc họp thực sự truyền cảm hứng và bứt phá cảm xúc
Cuộc họp cá nhân hóa
Bạn có bao giờ nghĩ nhân viên của mình sẽ chờ đón để tới cuộc họp. Tại Sao Kim thì điều này không có gì lạ lẫm bởi lẽ cuộc họp đầu tháng theo mô hình mới mang đến cho các thành viên nhiều lợi ích.
Sao Kim xây dựng kịch bản cuộc họp luôn hướng đến các thành viên. Với hơn 10 năm kinh nghiệm hỗ trợ cho các doanh nghiệp thành công, Sao Kim hiểu rằng mọi hoạt động nếu muốn thu hút thì phải có tính cá nhân hóa.
Sự cá nhân hóa được thể hiện ở hoạt động đánh giá và tuyên dương khen thưởng
Ai cũng biết các hoạt động đều hướng đến tập thể, cụ thể là cuộc họp thì hướng đến công ty. Vậy chỉ có tập thể liệu có thể kích thích năng lượng ở từng cá nhân? Tại Sao Kim thì mô hình này kết hợp giữa tập thể và cá nhân hóa, từ đó khiến mọi thành viên đều thấy đây là cuộc họp dành cho mình và bản thân thực sự cần chú ý.
Chị Lê Hải Yến – Sales Manager chia sẻ cuốn sách hữu ích bằng tất cả tâm huyết
Cuộc họp toàn công ty, tụ họp cả 2 miền nam – bắc không chỉ xoay quanh tổng kết mà còn hướng đến phát triển cá nhân. Sau phần tổng kết, vinh danh sẽ luôn có buổi chia sẻ sách và đào tạo kỹ năng ngắn. Những nội dung để chia sẻ và đào tạo đã được nghiên cứu và chọn lọc kỹ lưỡng sao cho sát với thực tế, gần gũi với nhân viên và thật sự sát sườn với bản thân. Đó là lý do vì sao họ thích nghe, họ hứng thú và luôn tỉnh táo.
Để một cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả không quá khó. Sao Kim đã thực hiện mô hình cuộc họp HIỆN ĐẠI – CẢM HỨNG – CÁ NHÂN. Chúng tôi hiểu được vấn đề và giải quyết vấn đề ở nhiều góc độ. Không chỉ là vai trò của người điều hành mà quan trọng hơn hết là thái độ của các thành viên tham gia.
Đừng lãng phí thời gian vào những buổi họp nhàm chán, hãy thử thay đổi mô hình và xây dựng kịch bản mới này để phát huy vai trò hiệu quả của các buổi họp.
